Top 10 błędów prawnych małych i średnich firm oraz startupów.

Updated: May 5

Szacuje się, że aż 9 na 10 start-up’ów okazuje się przedsiębiorczą porażką. Czynników może być wiele: brak rozpoznania rynku, kosztowny próg wejścia na rynek, problemy z płynnością finansową czy problemy prawno-organizacyjne. Czy masz małą firmę, czy salon fryzjersko-kosmetyczny, prawo obowiązuje każdego.



Mając świadomość barier i potrzeb branży startupowej, ważne jest inwestowanie w edukację, która może dostarczyć narzędzi, informacji i wskazówek, a tym samym zminimalizować ewentualne niepowodzenia.


Spora część problemów w działalności startupowej czy małego biznesu to błędy prawne, wynikające z niewiedzy lub z braku środków na zapewnienie sobie bezpieczeństwa prawnego.


Top 10 błędów prawnych każdej małej i średniej firmy oraz startupów.


1. Brak procedur i polityk w zakresie RODO


Po wejściu w życie RODO zgłoszenia naruszenia danych osobowych sypią się jak z rękawa. W Polsce ich liczba sięgnęła 7478 od 25 maja 2018 r. (gdy weszło w życie RODO) do stycznia 2020 r. - według raportu DLA Piper. Tylko w minionym roku (od 28 stycznia 2019 r.) odnotowano 5278 zgłoszeń, czyli ich liczba rośnie (2,2 tys. w okresie maj 2018 - styczeń 2019). Daje to średnią 14-15 skarg dziennie. Brak odpowiednich procedur związanych z RODO w firmie może pociągać wiele skutków prawnych. Każdy rekord osobowy w firmie musi być legalny, tzn. trzeba mieć zgodę na jego przetwarzanie. Wiele firm nie pamięta o tym i nie jest w stanie udowodnić skąd dany rekord personalny jest w ich bazie. Najważniejsze dokumenty to polityka prywatności, rejestr zdarzeń oraz regulaminy.


2. „Handshake Deals” i Umowy ustne


Wiele firm popełnia błąd w postaci niezawierania umów pisemnych z partnerami; jest to oparte na zaufaniu i wielu przypadkach powoduje lawinę problemów. Umowa ustna jest w polskim prawie respektowana, natomiast gdy przyjdzie sytuacja konfliktowa trudno jest udowodnić rację którejś ze stron. Jednym z ważniejszych dokumentów jest zatem NDA czyli “non-disclosure agreement”. Jest to zabezpieczenie interesów firmy, z którego należy korzystać dzieląc się własnością intelektualną.


3. Umowy z pracownikami / zleceniobiorcami


Na początkowym etapie rozwoju firmy, jej założyciele chcą aby ich produkt lub usługa była jak najszybciej sprzedawana. Zatrudnianie pracowników jest kluczowym elementem sukcesu firmy. Brak odpowiedniej umowy, która reguluje typ zatrudnienia, opisuje regulaminy i klauzule dotyczące praw autorskich czy poufności, sprawia, że interesy firmy mogą być niedostatecznie zabezpieczone.


4. Brak właściwej polityki własności intelektualnej


Masz startup i masz produkt. To Twoja własność intelektualna, którą należy chronić. Wiele firm nie wprowadza właściwej polityki ochrony własności intelektualnej. Zdarza się, że ktoś może ukraść Twój pomysł lub produkt. Może nawet zdarzyć się utrata własności intelektualnej w postaci przejęcia produktu. Warto pomyśleć nad zastrzeżeniem znaku towarowego, by odróżnić się od innych firm i móc wykazać własność intelektualną.


5. Brak weryfikacji umów i ich ogólne niezrozumienie


To jest jeden poważniejszych błędów popełniany przez wielu. Język prawniczy, długie umowy, wszystko to zniechęca do studiowania paragrafów. Może mieć to jednak bolesne konsekwencje finansowe dla firmy. Na przykład: podpisanie umowy, z której nie można się wycofać przez długi okres czasu lub ma ona niekorzystne zapisy dotyczące finansów. Jeśli jakieś kwestie są niejasne, należy je doprecyzować lub dać umowę prawnikowi do oceny.


6. Brak weryfikacji inwestora


Inwestor będzie jak Twój wspólnik. Czy tego chcesz, czy nie, będzie zasiadał w zarządzie Twojej startupowej spółki. Będzie z Tobą związany przez dłuższy okres czasu. Inwestor musi wiedzieć, że jego pieniądze są dobrze ulokowane. Ważne jest zatem by dobrze sprawdzić swojego dobroczyńcę. Warto sprawdzić inne projekty inwestora, zasięgnąć opinii innych startupów i przede wszystkim napisać dobrą umowę inwestorską. Pozwoli to na uniknięcie problemów i tarć w przyszłości.


7. Brak wyboru właściwej, prawnej formy działalności gospodarczej


Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej jest bardzo proste. Ta forma prawna spółki ma swoje zalety, ale w momencie szybkiego rozwoju firmy i w momencie starania się o inwestora może stanowić przeszkodę. JDG oznacza pełną odpowiedzialność za wszystkie zobowiązania wynikające z prowadzenia biznesu. W tym przypadku lepszą formą prowadzenia działalności jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Niewłaściwy wybór formy i podstawy prawnej firmy może skutkować wyższymi podatkami lub dodatkowym zakresem odpowiedzialności.


8. Brak umowy ze wspólnikami.


Wspólnikom się ufa. Ta zasada jest ważna w życiu, ale nie w biznesie. Znacie się od lat, macie wspólny pomysł, ale nie zawsze wszystko dobrze się układa. Dlatego warto myśleć z wyprzedzeniem i podpisać tzw. Founders agreement, czyli umowę założycielską, w której określicie m.in.: cele i role w biznesie, jaki wkład finansowy lub intelektualny wnoszą poszczególne osoby, co stanie się gdy ktoś z założycieli postanowi odejść. Te i inne sprawy należy dokładnie opisać w umowie. Przy zawieraniu founders agreement, założyciele powinni zachować ostrożność – umowa założycielska może zostać uznana przez urząd skarbowy za umowę spółki cywilnej. Celowym wydaje się zatem wyłączenie w treści umowy stosowania przepisów o spółce cywilnej.

9. Bałagan w dokumentach


Na początku działalności firmy nie ma czasu na nic. Najważniejsza jest sprzedaż, reszta zwykle jest na drugim planie. Bałagan w dokumentach jest powszechną przypadłością młodych firm. Prawo podatkowe jednak jest w tym przypadku surowe. Skanuj wszystkie umowy i przetrzymuj na bezpiecznym dysku, tam gdzie pozwalają na to przepisy. Pozwoli Ci to na szybki dostęp do dokumentów. Łatwiej będzie przejść kontrole skarbowe mając wszystko w jednym miejscu. Pamiętaj jednak, że:


Ustawa o rachunkowości nie uwzględnia dokumentów sprzedaży i zakupu. Zatem z bilansowego punktu widzenia dokumenty takie mogłyby być archiwizowane w formie elektronicznej - gdyby nie inne przepisy ich dotyczące. W odniesieniu do faktur zakupu, faktur sprzedaży oraz faktur wewnętrznych będą miały zastosowanie przepisy rozporządzeń dotyczących ustawy o podatku od towarów i usług VAT:


• w odniesieniu do faktur VAT - rozporządzenie Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług,


• w odniesieniu do faktur VAT elektronicznych - rozporządzenie Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur,


• w odniesieniu do faktur VAT drukowanych przez kasę fiskalną (oraz kopii paragonów i raportów zbiorczych sprzedaży detalicznej) - rozporządzenie Ministra Finansów z 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników.


Wynika z nich, że:


• Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty te należy przechowywać w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Zatem faktury należy przechowywać w postaci, w jakiej powstały. Jeśli zostały sporządzone w postaci papierowej, w tej postaci powinny być również przechowywane przez cały okres ich wymaganego archiwizowania.


Faktury wystawiane w formie elektronicznej należy przechowywać w tej formie, z zastosowaniem elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków (§ 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych). Faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania (§ 6 ust. 5 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych).


• Podatnicy prowadzący ewidencję z zastosowaniem kas rejestrujących są obowiązani do sporządzania równocześnie wydruków oryginałów i kopii paragonów dla każdej sprzedaży, wydruków raportów fiskalnych dobowych i raportów fiskalnych okresowych oraz mogą z zastosowaniem kas rejestrujących sporządzać faktury VAT i ich kopie (§ 4 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących). Kopie dokumentów kasowych, pod warunkami wymienionymi w § 6 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, mogą być sporządzane i przechowywane również na informatycznych nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu. Należy jednak pamiętać, że jednym z warunków jest w tym przypadku posiadanie sprawnych urządzeń do odtworzenia treści zawartych na tych nośnikach w postaci wydruków. Przepis ten znajduje jednak rzadkie zastosowanie w praktyce, głównie ze względów technicznych. Do chwili obecnej przepisy podatkowe narzucają konieczność drukowania i przechowywania kopii paragonów.


Źródło: ksiegowosc.infor.pl

10. Porady od „mecenasa Google".


Pułapek prawnych, czyhających na startupy i małe firmy, jest sporo. Często spotykana tendencja to opieranie swoich działań na tym co znajdziemy w Google. Początkowe oszczędności na poradach prawnych, konsultacjach ze specjalistami sprawiają, że cena jaką trzeba zapłacić na późniejszych etapach rozwoju firmy, nawet za nieświadome błędy, staje się zwielokrotniona błędów. Warto sięgnąć po profesjonalną poradę, zanim podejmiesz jakąś decyzję, która dotyczy twojego biznesu. Koszt takich porad jest spory, waha się w okolicach 200 zł/h, w zależności od kancelarii.


Możesz jednak skorzystać z naszej nowatorskiej metody konsultacji. Usługi prawne w modelu subskrypcyjnym. Sprawdź jak to działa - abonament prawny. To nowa usługa na rynku Polskim, z powodzeniem stosowana w USA i w UK.





0 views

The tailor-made online consulting boutique that delivers fast and cost-effective results for your business.

Our Services
  • LinkedIn
  • Facebook
  • Twitter
  • Instagram
Sign up for awesome news delivered to you. 

© 2017-2022 by LeanOps Consulting.

  • LinkedIn
  • White Facebook Icon
  • White Twitter Icon