Produktywne spotkania czyli jak robić to DOBRZE.

Niedawno przeczytałem książkę zatytułowaną: „The Checklist Manifesto - How to Get Things Right”, autorstwa: Atula Gawande. Zainspirowała mnie ona do pochylenia się nad tematem checklist'y, czyli listy z zadaniami do odznaczenia przez osobę ją wykonującą. 

CEO i wyższy szczebel zarządczy, spędza około 40% -50% swojego czasu na spotkaniach. Połowa z tych spotkań to niestety strata czasu. Mogę podpisać się pod tym podpisać obiema rękami. Zmiana sposobu myślenia „firmy opartej na spotkaniach” jest niezwykle trudna. W DNA nowoczesnej firmy jednym z czynników, który najgłośniej przemawia do dyrektorów generalnych i menedżerów, jest strata pieniędzy. Nie strata czasu. 


Ilekroć byłem na spotkaniu bez określonego celu i co najgorsza, bez rezultatu, zwykle wysyłam „rachunek” do CEO z kwotą, którą wydaliśmy na bezowocne spotkanie. Jeśli pracujesz 40 godzin tygodniowo i spędzasz 20 godzin na spotkaniach, z których marnujesz 10 godzin, to 480 godzin rocznie, możesz równie dobrze przeznaczyć na siedzenie w domu, aby oglądać telewizję. To nie spotkania są problemem - problemem są te niepotrzebne i źle przygotowane.


Oto lista, która pomoże Ci w przeprowadzeniu skutecznego/ efektywnego spotkania:


  • Czy to spotkanie ma wyraźnie zarysowany cel, do którego chcemy dążyć?

  • Czy przekazano wcześniej jego agendę?

  • Czy mamy jasny cel przed rozpoczęciem spotkania?

  • Czy uczestniczy w nim mniej niż 10 osób?

  • Czy jest ktoś odpowiedzialny za przeprowadzenie spotkania?


Jeśli odpowiedź na wszystkie powyższe pytania brzmi TAK, spotkanie najprawdopodobniej będzie owocne.


Cel - każde spotkanie powinno mieć zakomunikowany jasny cel, który odpowiada na pytanie: Dlaczego się tutaj spotykamy? Wiele spotkań nie ma żadnego celu. Gromadzimy się, rozmawiamy, a tak naprawdę nic z tego nie wynika. Tracimy tylko czas, czyli pieniądze.


Agenda – w wielu firmach, które nie efektywnie zarządzają swoim czasem i wydajnością, widziałem spotkania bez jasnego planu, bez agendy. Rezygnowałem z tych spotkań, albo prosiłem o klarowny plan. Jest to ważne dla obu stron, dla mnie jako osoby, która otrzymuje zaproszenie na dane spotkanie, a także dla osoby, która to spotkanie organizuje. Z mojej perspektywy wiem, o czym będzie prowadzona dyskusja, więc mogę się przygotować, a osoba organizująca spotkanie musi przemyśleć jego przebieg.


Cel – musi zostać określony przed, a nie w trakcie spotkania. Osoba, która organizuje czas swoich współpracowników, zapraszając ich do dyskusji, musi wiedzieć po co się spotykacie. Pozwoli jej to stworzyć odpowiedni harmonogram obrad, ale także mieć pewność co do przejrzystości spotkania.  Najgorszy rodzaj spotkań to ten, w którym po godzinie lub dwóch wszyscy wychodzą nie mając jasnego planu działania.


10 osób lub mniej - Amazon ma „zasadę dwóch pizz”, Google swoją zasadę "nie więcej niż 8 uczestników”. Jak opisuje to Eric Schmidt: „Wszyscy zaproszeni na spotkanie powinni być obecni, aby mieć w nie swój wkład. Osoby postronne, zaproszone na takie spotkanie które w rzeczywistości ich nie dotyczy, tracą jedynie czas. Mogą spożytkować go bardziej produktywnie. Zbyt wielu uczestników na spotkaniu obniża jakość rozmowy. Lepiej podzielić się wnioskami [które płyną ze spotkania] z innymi tuż po nim. Dzięki temu Twoi współpracownicy nadal będą mogli skorzystać z przekazanych informacji. Nie będąc pasywnym uczestnikiem spotkania.”.


Lider spotkania - powinna być to osoba, do której należy przysłowiowe „ostatnie słowo” lub moderator, który ma świetne umiejętności zarządzania czasem. Zawsze byłem i jestem osobą, której zadaniem jest czynny udział w udrażnianiu procesu komunikacji między osobami bądź grupami, w celu osiągnięcia wspólnego rozwiązania – jednym słowem: facilitator.


Czasami spotkania przebiegają w niewłaściwy i nieoczekiwany sposób. Dlatego tak ważne jest, aby był ktoś kto „naciśnie hamulec” i przywróci spotkanie na właściwe tory. Jestem pewien, że wszyscy uczestniczyliście w spotkaniach, w których decyzje były podejmowane na ostatnią chwilę przed końcem.


Dobre spotkanie to sztuka. Spotkania są niezwykle cennym zasobem. Właściwie przeprowadzone mogą przynosić niesamowite rezultaty. Te prowadzone chaotycznie, bez planu i jasnego celu, powodować będą jedynie stratę czasu i pieniędzy. Dobrą praktyką, po spotkaniu, jest wysyłanie sporządzonych notatek i zadań do wykonania do wszystkich jego uczestników.


Jeśli będziesz postępować zgodnie z tymi punktami, mogę zagwarantować, że odtąd każde spotkanie będzie wyłącznie owocne.




5 views

The tailor-made online consulting boutique that delivers fast and cost-effective results for your business.

Our Services
  • LinkedIn
  • Facebook
  • Twitter
  • Instagram
Sign up for awesome news delivered to you. 

© 2017-2022 by LeanOps Consulting.

  • LinkedIn
  • White Facebook Icon
  • White Twitter Icon